Core Protocols (4/9) : Le « Check-out », pour s’extraire des contextes néfastes

Préambule : Les Core Protocols sont un ensemble de pratiques de communication interdépendantes qui peuvent être appliquées pour soi et dans une équipe pour fluidifier les interactions et obtenir de meilleurs résultats en soudant le collectif.
Je vous les présente dans la série « Développer son potentiel avec les Core Protocols ». Vous pouvez également retrouver les textes originaux (sous licence GPL) de leurs fondateurs Jim et Michele MacCarty en cliquant ici.

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Combien de fois vous êtes-vous déjà dit « Mais qu’est-ce que je fous dans cette réunion ? ». Parfois même jusqu’à ne vouloir plus qu’une chose : partir faire ce que vous aviez de mieux à faire ailleurs… ?

Si vous faites partie des chanceux à qui cette situation ne parle pas, cet article n’est probablement pas fait pour vous, quoique… Nous sommes en effet tous amenés à nous retrouver parfois bloqués dans des situations où nous aimerions bien nous téléporter ailleurs… si seulement c’était socialement acceptable ! Et bien le Core Protocol « Check-out » rend tout ça possible et c’est ce que nous allons découvrir ensemble dans cet article.

Prendre soin de soi et des autres en quittant la pièce

Vous êtes arrivé dans ce meeting il y 5 minutes. Ils avaient besoin d’un expert en Transformation qu’ils disaient…

Ça parle, ça parle, mais vous ne savez pas bien de quoi… L’ordre du jour a dérivé sur un point de détail qui semble tout à coup être le point central de toute la stratégie de l’entreprise… mais que vous ne connaissez pas et sur lequel vous n’avez aucune prise…

Si seulement vous pouviez utiliser ce temps pour faire quelque chose d’utile… comme dépiler votre TODO-list de la journée qui s’allonge d’heure en heure…

Cette situation vous rappelle quelque chose ? Si c’est le cas, et tout particulièrement si vous vivez régulièrement ce même type de réunion où votre présence n’est pas utile, le Check-out est fait pour vous !

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Check-out : Mode d’emploi

Pourquoi est-ce utile ?

En entreprise, notre temps et notre présence active sont les 2 ressources les plus précieuses que nous pouvons offrir à nos collègues. Si nous les employons à mauvais escient, nous épuisons notre capital inutilement à notre détriment mais aussi à celui de notre équipe !

J’ai eu plusieurs fois l’occasion d’être le témoin de situations de ce genre dans mon parcours. Je me souviens notamment de ma toute première expérience en tant que facilitateur. On m’avait demandé d’aider au pied levé un manager à faire en sorte que son « grand meeting avec tous les directeurs » se passe pour le mieux… Le contrat était un vrai challenge car les conditions posées étaient loin d’être idéales :

• 17 personnes invitées dans une salle prévue pour 15,
• Pas de décideur autour de la table : « leurs adjoints sont là pour les représenter »,
• Interdiction de réguler la parole car « on laisse parler un directeur quoiqu’il arrive », même s’il est bavard et hors-sujet,
• Pas de possibilité de faire d’ateliers en sous-groupe : « Chez nous, on se dit tout et on décide tout ensemble »,
• etc.

À l’époque, j’avais accepté la mission sans broncher, trop content d’avoir une occasion à faciliter… Je vous laisse imaginer l’impuissance dans laquelle je me suis très vite retrouvé en tant que tout jeune facilitateur, seul au milieu d’une quinzaine de personnes habituées à mener 3 réunions en parallèle, ordinateur et téléphone à l’appui ! Vous voyez la scène ?

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Aujourd’hui je sais que si ces participants avaient été rompus au Check-out, la réunion se serait terminée en 1h car il n’y avait pas de véritable décideur – donc il n’y aurait pas de décision – et que la plupart des invités n’avaient visiblement que peu d’intérêt à traiter ce sujet. Pour l’anecdote, la réalité fut tout autre : nous y avons passé une grosse journée d’efforts bruyants sans possibilité d’arriver à un consensus. Malgré ça, le manager qui m’avait mandaté était ravi du résultat ! Comme quoi, nous ne vivons pas tous dans la même culture de travail !

De mon côté, cette expérience a marqué au fer rouge dans ma tête les conditions de réussite à réunir avant de créer une invitation pour une réunion. Mais également les bénéfices que le Check-out amènerait s’il était utilisé dans ces contextes ! Voici d’ailleurs 3 raisons fondamentales pour lesquelles cet outil ne devrait pas être une option en entreprise :

1. Il éduque chacun à utiliser son temps de manière utile (notamment en réunion) en invitant à être présent là où il faut et d’agir, plutôt qu’à faire acte de présence n’importe où et rien y faire !
2. Il permet à chacun d’écouter ses besoins fondamentaux, notamment lorsque des émotions surviennent et ne permettent pas de réagir correctement : sortir prendre un moment de respiration est alors salvateur.
3. De cette manière, il permet donc de prendre du recul et ne pas réagir à chaud lors de tensions, et de prendre le temps de réfléchir au calme avant de traiter les sujets difficiles.

Quand l’utiliser ?

Comme nous venons de le dire, ce protocole est utile pour toute situation tendue émotionnellement, mais aussi en phase de doute/questionnement et de manière générale dès que vous sentez que vous ne pouvez pas respecter vos engagements fondamentaux ou que vous deviez être ailleurs.

Voici notamment 4 des engagements fondamentaux de MacCarthy qu’il peut être bon de rappeler lorsqu’on se demande si on devrait « sortir » :

1) Je m’engage à […] éviter et à refuser toute communication émotionnelle incohérente.

5) Je m’engage à offrir et accepter uniquement des échanges et des comportements orientés vers l’atteinte de résultats.

6) Je m’engage à quitter les situations moins constructives

• quand je ne peux pas tenir les engagements demandés.
• quand il est plus important que je m’engage ailleurs.

7) Je m’engage à faire maintenant ce qui doit être fait et qui peut effectivement être fait maintenant.

Précautions d’usage

Halte à la manifestation !

Comme l’ensemble des Core Protocols, le Check-out s’inscrit dans le cadre définit par les Core Engagements. Autrement dit : avant de sortir d’une réunion parce qu’on s’y « ennuie », il va falloir essayer de faire en sorte qu’elle devienne utile ! (Relisez les engagements 5 et 7 ci-dessus).

De la même manière, le Check-out n’est pas un moyen de marquer son mécontentement ou d’attirer l’attention sur soi. Il n’a pas été pensé pour être un signe de manifestation, mais pour être un outil d’utilité et de présence efficace ! À utiliser que comme un sas d’extraction d’urgence donc !

Proposer le Check-out aux participants de vos réunions…

En tant que coach, il peut m’arriver parfois de proposer à certains participants de faire un Check-out. Comme pour le Pass, mon usage n’est peut-être pas « conventionnel », mais je vous le partage tout de même car il est particulièrement utile lorsque des personnes ne sont pas complètement présentes.

Je me souviens notamment de réunions de réflexion d’équipe où un manager tapait frénétiquement sur son clavier alors que nous menions des discussions d’amélioration continue. Un jour, je lui ai demandé s’il était bien présent avec nous. Devant sa réponse « Je dois avancer sur certains sujets en parallèle », je lui ai alors proposé de sortir pour pouvoir traiter son urgence sans pénaliser la réflexion du groupe. Il a hoché de la tête et est sorti.

Depuis, je propose cette possibilité dès que je sens que certaines personnes sont réticentes à participer entièrement à un atelier : « Vous êtes des adultes responsables et vous êtes responsables de votre temps. Si vous avez quelque chose de plus urgent à faire, vous pouvez sortir sans soucis. Ne restez pas par respect ! Respectez-vous et faites ce que vous avez à faire ! » Généralement, les gens restent… et participent pleinement !

Lorsque les émotions s’en mêlent

Un autre cas où le Check-out peut s’imposer : lorsqu’une personne vient à pleurer dans une réunion. Cela arrive hélas plus souvent qu’on ne le voudrait. Dans ces cas-là, je demande toujours doucement à la personne si elle souhaite sortir pour prendre un moment pour elle (ou un verre d’eau). Le Check-out retrouve alors son utilité première : une possibilité de prendre soin de soi au bon moment… Le retour à la discussion pouvant alors être l’occasion d’un Check-in.

Pour aller plus loin avec les Core Protocols

J’espère que ce protocole vous aidera dans vos futures réunions, a minima pour vous questionner sur l’usage que vous faites de votre temps. Bonne nouvelle, cela marche aussi en individuel, lorsque vous n’avez plus l’énergie d’avancer sur le sujet qui vous occupe ! Rien ne vaut alors une bonne pause !

Pour en savoir plus sur les Core Protocols, et notamment comment vous pouvez les combiner les uns avec les autres, je vous invite à consulter les autres articles de cette série « Développer son potentiel avec les Core Protocols » !