Core Protocols (5/10) : Le “Decider”, pour prendre des décisions rapides en collectif

Préambule : Les Core Protocols sont un ensemble de pratiques de communication interdépendantes qui peuvent être appliquées pour soi et dans une équipe pour fluidifier les interactions entre personnes et obtenir de meilleurs résultats en soudant le collectif. Je vous les présente dans la série « Développer son potentiel avec les Core Protocols ». Vous pouvez également retrouver les textes originaux (sous licence GPL) de leurs fondateurs Jim et Michele MacCarty en cliquant ici

Tous les textes de référence sont téléchargeables ici.
Voici ci-dessous la dernière version disponible en français à l’heure où je rédige cet article :

the-core-fr-3.03

 

Avez-vous déjà essayé de prendre des décisions à 12 ? Vous savez, le genre de décision qui devrait se faire en 5 minutes… mais qui se transforme souvent en débats tentaculaires, qui tournent en rond, et qui finissent généralement par créer une voire deux nouvelles réunions pour reporter la décision… Bref, l’horreur absolue !

La cène en réunion


Et bien bonne nouvelle : il existe un Core Protocol pour transformer ces monstres en décisions constructives et rapides : le “Decider” (à prononcer “Dissaïdeur” à l’américaine !)

 

Finis les débats sans fin !

Ça fait 15 minutes que la décision bloque… Votre manager fait sa tête de cochon et répète en boucle que “Ça n’est pas comme ça qu’on fait d’habitude” et vous êtes 3 à chercher à le convaincre par tous les moyens de changer d’avis… Il vous faut une alternative !

Et l’alternative à cette situation qui vous semblera peut-être familière s’appelle “un autre processus de décision” ! Et pour cela, le “Decider” est une arme redoutable !

Decider : Mode d’emploi

Comment faire pour prendre des décisions plus efficaces en collectif ? Nous allons tout simplement remplacer les débats stériles et les partages d’avis désordonnés par un vote simple et silencieux qui s’explique de la manière suivante :

  • Pour voter “pour” la proposition, levez le pouce vers le haut
  • Pour soutenir la proposition mais se ranger à l’avis de la majorité (soutien simple), montrez la main à plat
  • Pour voter “contre”, baissez le pouce vers le bas

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CARTES DE COACHING - Les Core Protocols

En votant ainsi pour l’adoption d’une idée, le groupe est immédiatement fixé sur qui s’oppose vraiment à la proposition. Il peut alors chercher des arrangements pour faire bouger les choses et trouver une décision efficace.

Comme ce type de vote et de résolution peut paraître complexe textuellement, voici une infographie présentant ses grandes étapes :

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POSTER - Décider en collectif avec le Core Protocol 'Decider'

(Vous pouvez aussi téléchargez ce poster en bonus en bas de l’article)


Note n°1 : Le schéma peut paraitre à première vue complexe… C’est parce qu’il regroupe en réalité 2 Core Protocols : le “Decider” et la “Resolution” (l’étape 4 du processus). Néanmoins, une fois que vous avez saisi la logique de vote/résolution, ce déroulé devient simple à animer et surtout extrêmement rapide pour prendre une décision !

Note n°2 : Lors de l’étape 3, en cas de refus absolu de la proposition, les votants peuvent utiliser un véto en disant “Je suis absolument contre”. La proposition est alors retirée. J’explique plus bas dans l’article pourquoi je n’ai pas fait figurer ce détail dans le schéma…


Pourquoi est-ce utile ?

Je vois 3 grandes raisons qui font de ce Core Protocol une petite pépite au quotidien :

  • Il met les choses au clair ! S’il y a bien une chose que nous savons bien faire en France, c’est débattre pendant des heures… et ce, parfois même si nous sommes d’accord !
    Avec le Decider, les positions de chacun sont tout de suite visibles et nous nous concentrons sur les bloquages uniquement ! Gain de temps assuré !
  • Il invite à la construction plutôt qu’au rejet. L’étape 4 demande à chaque “opposant” de formuler des propositions de modifications qui rendraient l’idée acceptable à leurs yeux. Il ne s’agit plus ici d’expliquer “Pourquoi tu n’aimes pas l’idée” mais bien “Qu’est-ce qu’il faudrait ajouter/modifier à cette idée pour la rendre meilleure”, ce qui est beaucoup plus ouvert et créatif !
  • Il développe l’efficacité collective. Un groupe qui utilise le Decider régulièrement pour prendre ses décisions est un groupe qui a compris que l’important n’est pas de s’exprimer fort et convaincre les autres (jeu d’égo), mais bien de les comprendre et de trouver les meilleures idées ensemble ! Cela constitue un changement de paradigme non négligeable dans nos contextes pyramidaux…

Quand l’utiliser ?

Ce protocole sera parfait pour trancher une décision en fin de réunion quand il ne reste que 5 minutes pour clôturer le sujet. Mais qui peut le plus, peut le moins : à chaque fois que vous détectez qu’une décision tourne en rond, le Decider peut vous aider à sortir des boucles rapidement… et avec un résultat !

En terme de taille de groupe, ce protocole sera utile pour petites et moyennes équipes (< 15 personnes). Astuce pour prendre des décisions au delà de cette taille : désignez un petit groupe de représentants et faites leur utiliser le Decider pour prendre la décision pour le groupe entier !

 

Précautions d’usage

Rappeler le but : co-construire la meilleure idée possible

Vous l’avez bien compris, l’enjeu avec le Decider réside plus dans l’écoute et la co-construction que dans le « parler fort » et l’argumentation serrée !

Il est donc judicieux de rappeler en début de protocole non seulement comment fonctionne ce mécanisme de choix, mais également son intention : co-construire collectivement et rapidement la décision la plus efficace et adaptée aux conditions.

Et ici, attention au piège ! Même s’il est utilisé à tout-va, le mot « co-construire » n’a rien d’anodin !
Il s’agit ici pour chacun de reconnaitre que quelle que soit sa bonne idée, il y en a probablement une meilleure qui peut émerger de l’échange en collectif ! Ce n’est pas facile à accepter pour l’égo alors n’hésitez pas à le marteler : le but n’est pas de « convaincre bien » mais de « co-construire le meilleur ».

Rester solide sur la demande de propositions d’amélioration

Quand j’utilise le Decider avec un groupe, je trouve toujours une personne qui lors du processus s’oppose à la proposition (pouce vers le bas). Jusque là, rien d’étonnant. Le problème survient à l’étape suivante, lorsqu’au lieu de chercher à améliorer l’idée/proposer des alternatives, cette personne s’enterre dans une argumentation sans fin visant à démontrer que la proposition est « mauvaise ».

Cela arrivera souvent, même si vous formulez clairement la question en « Que faudrait-il ajuster ou modifier pour que vous adoptiez la proposition ? »

La raison probable ? La plupart des gens ne sont pas forcément habitués à co-créer des solutions. Ils sont par contre très bons à dire là où l’idée leur pose problème et à s’inquiéter des risques…

Pour y faire face, la démarche est alors ferme : Accueillir l’état d’opposition… et ramener la personne à la formulation de propositions concrètes d’amélioration !
Exemple : « J’entends votre désaccord. Nous allons donc chercher à améliorer l’idée. Qu’est-ce qu’il faudrait concrètement modifier pour que vous soyez plus à l’aise ? »

Ma nuance : Retirer le droit de véto

En parlant d’opposition, le processus original de MacCarthy propose normalement aux participants un droit de véto lors du premier vote, sans même avoir à expliquer ses raisons. C’est quelque chose que j’omets volontairement dans mes explications du protocole !

La raison ? Le véto tue la créativité et empêche les gens d’avancer ! À part dans les contextes où les personnes sont suffisamment matures pour ne pas s’opposer immédiatement à toute nouveauté et/ou observent les principes fondamentaux de MacCarthy, je vous recommande donc d’être prudent avec cette règle.

Tempérer le « Je suis contre »

Enfin et de manière générale, ces quelques conseils de MacCarthy vis-à-vis des votes « Contre/Non » et « Soutien simple » sont particulièrement utiles à rappeler :

  • Au moment de voter « Non », penser qu’on est potentiellement le seul.
  • Eviter de voter « Non » pour des améliorations mineures à une proposition par ailleurs acceptable. S’impliquer plutôt dans la réalisation de cette proposition pour s’assurer de faire passer ses idées.
  • Si on est peu sûr ou confus par la proposition, la soutenir et chercher à en comprendre tous les aspects.
    Si une meilleure alternative apparaît après avoir eu davantage d’informations, le groupe soutiendra cette meilleure idée.
  • Un « soutien simple » équivaut à dire « Je peux vivre avec cette proposition, je pense que c’est la meilleure solution à cet instant, je la soutiens même si j’ai quelques réserves que je lèverai ou confirmerai plus tard lorsque j’en saurai plus ».

 

Pour aller plus loin avec les Core Protocols

Le Decider est un protocole qui gagne vraiment à être connu et partagé, et ce même indépendamment de l’utilisation des autres Core Protocols. J’espère donc que vous y penserez la prochaine fois que vous vous retrouverez devant un choix insoluble avec un groupe !
Pour ma part, il fait partie des quelques outils en or dont je ne saurais plus me passer !

Pour en savoir plus sur les Core Protocols, et notamment comment vous pouvez les combiner les uns avec les autres, je vous invite à consulter les autres articles de cette série « Développer son potentiel avec les Core Protocols » !

 

Bonus abonné : Le poster du Core Protocol “Decider”

Vous souhaitez afficher le processus de décision dans vos salles de réunion ? Je propose à tous mes abonnés de recevoir le poster de l’infographie présentée dans cet article.
Pour le télécharger (et vous abonner au blog si ce n’est pas encore le cas), je vous invite à passer à l’action ci-dessous !
 

 
PS : Si vous n’avez pas d’imprimante ou souhaitez vous procurer une version HD du poster sur papier de qualité, vous trouverez un lien ci-dessous pour passer votre commande.


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bloculus

Je suis convaincu que la communication est la base de tout succès ou échec dans nos vies. Et bien souvent, elle est le fruit d’une histoire, d’un environnement et du cadre qu’il impose… C’est l’origine de ma passion pour les 3 sujets de ce blog : communication, psychologie, sociologie.

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Carole
Carole

Bonjour,
La partie
“- modification claire de la proposition
– si le proposant refuse => retirer la proposition”
n’est pas hyper claire pour moi.
Quelle proposition retire-t-on ? La proposition initiale ? La proposition modifiée ?
Est-ce que ça veut dire que si quelqu’un est contre la proposition, qu’il formule une modification de proposition avec un esprit très différent de la proposition initiale, il peut ainsi faire retirer la proposition initiale ?

Jonathan
Jonathan

Merci beaucoup pour ce core protocol,
déjà sensibilisé à cette technique évoquée dans l’article “glissez vous dans la peau d’un facilitateur”, nous pouvons trouver ici plus de détails et quelques exemples pratiques. Merci
J’ai hâte de trouver l’occasion de l’essayer !