Comment ne plus perdre votre temps (et votre énergie) en réunion ?
Comment les rendre plus productives ? Plus efficaces ?
Vous connaissez sans doute des dizaines de réponses à ces questions. Des réponses qui vantent tel ou tel framework de « préparation de réunion », telle ou telle manière d’intégrer les participants, tel ou tel logiciel « digital » / TV connectée / etc…
Mais obtenez-vous pour autant les résultats que vous souhaitez ? Car si toutes ces techniques ont assurément un interêt et apportent des résultats, il n’en reste pas moins qu’aucune ne vous assure vraiment la réussite de votre réunion… Et à mon sens, c’est parce qu’elles oublient un facteur essentiel :
Si vous souhaitez que vos réunions présentielles soient productives, assurez-vous que votre manière de les préparer et de les conduire crée de la VALEUR pour vos participants et les rende ACTIFS ! #Facilitation #Management Cliquez pour tweeterEt pour ce faire, je vous propose dans cet article 3 pièges à absolument éviter dans vos réunions… et 1 antidote « Low-Tech » (en opposition à « High-Tech ») qui pourrait bien vous faire revoir votre manière de conduire vos ateliers présentiels…
Réunions : 3 pièges… et 1 antidote !
Pour répondre à la question qui nous intéresse, je vous partage ci-dessous ma réflexion sur le sujet, ainsi qu’une méthode inspirée de la Facilitation Graphique pour conduire vos réunions en présentiel différemment. Bon visionnage !
Comme promis dans la vidéo, si les techniques d’accompagnement du changement par le visuel (et notamment par le dessin) vous intéressent, je vous propose de découvrir ci-dessous ma formation en ligne à la Facilitation Graphique et au Sketchnoting impactant :
Pourquoi diable interdire les ordinateurs en réunion ?
Si vous avez regardé la vidéo ci-dessus en entier, vous avez sans doute fait une grimace lorsque je vous ai partagé mon pré-requis pour rendre vos réunions présentielles plus productives : fermer vos ordinateurs.
Face à cet ordre despotique, vous vous sentez peut-être comme un bucheron à qui on retirerait soudainement sa scie… « Et comment tu crois que je vais travailler sans scie/ordinateur ? »
Mais si je vous dis que vous passer de cette scie va vous permettre d’inventer la tronçonneuse ? Ou mieux : de découvrir une nouvelle manière de faire du papier qui ne nécessitera plus de couper les arbres ! Vous voyez où je veux en venir ?
Le problème, ce n’est pas l’outil, mais les (mauvaises) pratiques que vous avez ancrées avec cet outil
Le vrai problème ici, ce n’est pas la technologie, les ordinateurs ou Powerpoint (même si ces derniers freinent hélas dans beaucoup de cas la collaboration active). Le vrai problème, c’est que…
Si vous avez des années de mauvaises habitudes en réunion derrière vous (ex : faire autre chose sur votre ordinateur, somnoler passivement devant des powerpoints soporifiques...), elles ne changeront pas par simple décrêt ! Cliquez pour tweeterSi vous avez donc aujourd’hui des problèmes de réunions improductives, il ne suffira pas de décrêter qu’« à partir de maintenant, on est adulte, et quand on est en réunion, on se concentre et on travaille de manière collaborative ».
Ça serait comme dire à un fumeur : « À partir de maintenant, tu es adulte, tu arrêtes de fumer et tu fais du sport ». Les probabilités que ça marche sont quasi nulles car vous combattez des habitudes profondément ancrées…
Pour avoir des résultats différents, il est donc nécessaire de faire évoluer ses pensées certes, mais surtout de modifier le contexte qui déclenche les perturbations
Et la modification majeure que vous pouvez facilement mettre en place pour rendre les participants d’une réunion plus concentrés, actifs et donc intéressés à l’atteinte des objectifs, c’est de remplacer leurs ordinateurs par des post-its et des feuilles de paperboard (une pratique au passage pas si excentrique que ça puisqu’elle est utilisée par tous les facilitateurs/coachs professionnels dans leurs ateliers de travail & séminaires…).
Les gains à court terme seront alors multiples :
- Vous mettez fin à la routine « PPT, blabla, dodo » et aux habitudes associées
- Vous pouvez (devez) ré-imaginer vos réunions pour les rendre plus actives et collaboratives
- Et en résultante (et grâce aux nouveaux supports papier), vos participants sont plus concentrés, plus impliqués et plus créatifs…
Bref, vous gagnez en productivité, et à moyen/long terme, vous créez également les conditions pour un changement plus profond de vos pratiques :
- Si (avant) vous organisiez chaque semaine des réunions de partage d’informations à rallonge…
Ne plus pouvoir faire ce partage par Powerpoint peut vous aider à prendre conscience que la forme de ces réunions est inadaptée et qu’un simple mail obtiendrait les mêmes résultats… ou que vous pouvez aller à l’essentiel en écrivant 3 chiffres sur un paperboard et utiliser le reste de la réunion pour répondre aux questions des participants - Si vous organisiez des réunions à distance toutes les mois…
Limiter les réunions par visio peut vous inviter à faire naitre un rituel de rencontre présentielle où chaque groupe se déplace un mois sur deux, ce qui aura pour effet de consolider l’esprit d’équipe global (en résolvant au passage un bon nombre de vos problèmes) - Si vous aviez l’habitude de vous plonger dans votre ordinateur (mails, chat, réseaux sociaux) parce que les réunions ne vous intéressent/concernent pas, ou tout simplement parce que vous croulez sous le travail…
Ne plus avoir d’échappatoire peut vous aider à mettre en place un système plus pertinent de présence en réunion (voir l’article Devez-vous rester présent(e) à une réunion qui ne vous apporte rien et à laquelle vous n’apportez rien ?) - Si vous organisez des démonstrations de l’application mobile que votre équipe développe…
Ne plus compter sur le vidéo-projecteur peut vous donner l’occasion de mettre dans les mains de vos auditeurs de vrais téléphones et de récolter leur avis d’utilisateurs plutôt que de simples coups d’oeil distraits sur des slides ou sur une vidéo… - Etc., etc.
Moralité :
Remettre de l'action et de l'artisanat (faire avec les mains) dans vos réunions, ce n'est pas une lubie régressive. C'est une véritable stratégie de changement qui redonne du pouvoir et un espace de réflexion aux collaborateurs ! Cliquez pour tweeterCe n’est d’ailleurs pas un hasard si les entreprises agiles (les vraies 😉) s’équipent de tableaux blancs, laissent leurs murs accessibles et utilisables pour afficher & partager des informations, et investissent massivement sur les compétences de Facilitation et Facilitation Graphique…
Bien utilisées, ces compétences donnent tout simplement de meilleurs résultats (à condition que les gens travaillent au même endroit, bien évidemment)… et elles n’empêchent pas pour autant d’utiliser la technologie à bon escient quand c’est nécessaire ! (À l’heure où j’écris ces lignes, il n’est d’ailleurs pas encore possible de faire une recherche google sur Paperboard… donc ne jetez pas vos ordinateurs !).
Combien de temps faut-il expérimenter cette stratégie « Low-Tech » pour avoir des résultats ?
Il n’y a pas de réponse toute faite ici. Le plus important, c’est de :
- Faire le premier pas pour tester de nouvelles pratiques
- Organiser des rétrospectives sur les gains & frustrations occasionnées par ce changement
- Faire émerger les nouvelles actions qu’il serait alors judicieux de mener (pour ça, vous pourrez d’ailleurs utiliser le format d’atelier proposé dans la vidéo de début d’article 😉)
Selon vos besoins, vous pouvez donc vous contenter d’une seule expérience ponctuelle (par exemple une semaine d’expérimentation), « pour voir » et éventuellement réintégrer ensuite de nouvelles façons de faire dans vos outils classiques…
Ou bien, vous pouvez vous lancer dans une démarche plus conséquente et permanente (et donc adopter des outils « Low-Tech » comme des tableaux blancs, des vrais post-its, et des moments de réflexion/amélioration continue réguliers).
À vous donc ici de choisir et de construire votre propre antidote pour atteindre vos propres objectifs !
Conclusion : utilisez la technologie pour servir vos usages, et non pour les restreindre !
Finalement, quels que soient les outils ou solutions que vous utiliserez, l’objectif de vos espaces de réunion et d’échange, c’est bien de transmettre et créer de la valeur en activant le potentiel de chaque collaborateur. Et pour ça, je vous rappelle les 3 pièges à éviter :
⇨ Veillez donc bien à préparer/afficher (physiquement)
les objectifs que vous poursuivez.
⇨ Assurez-vous que chacun(e) puisse s’exprimer et être écouté(e).
⇨ Dès qu’une étape/idée est validée dans votre réunion,
réalisez une synthèse à l’écrit sur un support visible par tous.
En vous souhaitant de très belles expérimentations, je vous dis à bientôt pour un prochain contenu bloculus (abonnez-vous pour ne pas le manquer et n’hésitez pas à commenter / partager cet article à vos réseaux s’il vous a plu ! 😉).
