ATELIER « LEAN COFFEE » – Faites émerger LES sujets essentiels à traiter… et dépilez-les efficacement !
< 1h ou < 2h
< 7 ou < 12
Présentiel ou Distanciel
- Débattre d'un sujet
- Générer de nouvelles idées / Brainstorm
- Résoudre un problème
🎯 But de l’atelier :
Faire émerger les sujets importants à discuter pour un groupe, et organiser les discussions pour traiter le maximum de ces sujets dans le temps à disposition.
Cas typique d’utilisation :
- Organiser une session de discussion ouverte
🖍 Matériel :
- Post-its
- Feutres
- Horloge Time timer ou smartphone / montre
- Tableau blanc / Paperboard
Note préalable
Pour une animation en distanciel, vous pouvez transposer toutes les étapes qui suivent avec votre solution préférée incluant un système de vote (exemple : Trello, Miro, Mural, Whimsical).
Préparation avant l’atelier
- Dessinez un simple tableau de suivi des discussions pouvant accueillir plusieurs post-its par colonnes :
Déroulé
Timing- SUJETS INDIVIDUELS : Demandez aux participants de lister (en silence 😉) les sujets qu’ils aimeraient traiter dans le temps à disposition 5′
Astuces :- N’hésitez pas au passage à rappeler les règles de bonne société en matière d’usage de post-its 🤓 :
- Écrire 1 post-it (synthétique) par sujet à aborder
- Écrire en (grandes) lettres capitales afin d’être lisible de loin
- Si vous travaillez en temps contraint, limitez le nombre de post-its par personne ou le temps de réflexion
Spécificité en distanciel :- Demandez aux personnes de préparer leurs sujets sur un document à part afin de ne pas influencer / perturber la réflexion de chacun
- N’hésitez pas au passage à rappeler les règles de bonne société en matière d’usage de post-its 🤓 :
- PRÉSENTATION : Demandez à chaque personne de venir à tour de rôle présenter ses tickets en les posant dans la colonne « À discuter » 1’/👤
- PRIORISATION : Priorisez les sujets à discuter par « Dot voting » 3′
- SÉLECTION DU SUJET PRIORITAIRE : Placez le sujet prioritaire dans la colonne « En cours » et choisissez la durée précise à consacrer à ce sujet (ex : t = 5 min / 10 min / 15 min) 1′
- DISCUSSION : Lancez la discussion t
- Lancez un compte-à-rebours au démarrage
(si possible, rendez-le visible de tous pour responsabiliser le groupe vis-à-vis du timing 👍) - À l’issue du temps imparti, demandez un vote « romain » silencieux au groupe :
- En fonction de la majorité des votes, ré-allouez un temps de discussion (retour à l’étape 5), ou passez à l’étape 6
- Lancez un compte-à-rebours au démarrage
- CONCLUSION : Concluez le sujet, puis passez le post-it du sujet dans la colonne « Discuté » 2′
- Pensez bien à matérialiser les actions / décisions prises (sur paperboard ou fichier de synthèse visible de tous) afin d’éviter les « sabotages ultérieurs de décisions »
- RÉPÉTITION : S’il reste du temps, passez au sujet suivant (retour à l’étape 4) 1′
…jusqu’à ce que le temps imparti soit écoulé !
💪 Points forts de l’atelier :
- L’agenda de la session de travail est créé collectivement (et non despotiquement 😉 )
- Les discussions sont régulées de manière à éviter les « débats infinis »
⚠️ Précautions à prendre :
- Ne pas oublier d’inscrire physiquement les décisions / actions prises en fin de discussions (#poissonRouge)
- Respecter le vote de fin de sujet, même face aux fortes têtes
(Vous verrez que c’est parfois un challenge 😉 )
👉 Pour aller plus loin :
- Pour la petite histoire : Le nom de cet atelier n’a pas pour origine le café ☕️ (la boisson), mais le lieu physique où des discussions passionnées et riches peuvent avoir lieu… (discussions qui, originellement, étaient orientées autour des méthodologies Agiles et Lean)…
À vous de jouer maintenant 😉
Découvrez d’autres ateliers qui pourraient vous intéresser…
Simple et clair. Merci .
On aimerait parfois l’appliquer aux réunions de famille ;)
Et toujours de jolies illustrations.
Merci Frédérique pour ce retour :-)
À bientôt pour de prochains partages !
Ouiiii, formidable
J’avais mis un système assez semblable dans ma famille nombreuse.
57 ans, fratrie de 6… temps réduit bien sûr, mais géant pratique démocratique et consensuel de fait
Je m’en sers systématiquement depuis toujours, merci de l’avoir normalisé pour le bien être du plus grand nombre.
TBELLE JOURNÉE
Merci Armelle pour le commentaire ! Effectivement, c’est un super format pour les familles nombreuses :-)
À bientôt !
Merci pour ce nouveau partage clair et très riche
Merci pour ce retour et avec plaisir :-)
À bientôt pour de prochains partages Bloculus !
Merci pour cette aide professionnelle. J’apprécie beaucoup vos idées qui parfois sont connues mais soit oubliées soit non mis en pratique par manque d’analyse pratique.
A bientôt de vous lire
Merci beaucoup pour ce retour qui me motive à continuer ce type de partages :-)
À bientôt pour de prochains outils !
Super simple et efficace ! C’est top ! Merci pour cette suggestion !
Bonjour, je vais le tester.
Mes formations sont sur 7h, auxquelles j’enlève tous les temps de travail d’inclusion, de d’exclusion, d’échanges en groupe, cas pratiques… il ne reste que 4h pour mes exposés, qui ne peuvent pas être ludiques. J’ai inclus du travail asynchrone et post formation. Je ne sais pas comment rajouter cette séance. Help ! Merci pour tous conseils ou commentaires
Patricia D.
Bonjour Patricia et merci pour ce commentaire !
Sans connaitre votre design de formation, difficile de vous donner un conseil pour intégrer cet atelier. Ma seule idée en vous lisant serait d’essayer de remplacer un/certains de vos temps par cet atelier (qui peut donner lieu à des partages théoriques, comme l’analyse de cas pratiques, comme des échanges de groupes) plutôt que de le « rajouter » à votre agenda.
J’espère que ça pourra vous donner des pistes ! Bonne expérimentation à vous et bonnes formations en tout cas ;-)
merci pour ce partage ; j’adore le concept de cet atelier. je vais le tester avec mes chefs de service. besoin d’un conseil, le groupe doit être au max composé de combien de personnes pour qu’il soit profitable à tous ? je vous en remercie. bonne journée !
Bonjour Adèle et merci pour ce retour !
Vous pouvez vous baser sur l’indication de nombre de personnes en début d’atelier. Rester en deçà permet de maîtriser le timing et garder les interactions optimales.
À bientôt pour de prochains partages !
Ils sont vraiment supers tes articles, je vois tout de suite comment appliquer tes outils dans mes ateliers et réunions associatives. Merci.
Merci Virginie pour ce retour qui fait plaisir à lire !
À bientôt pour de prochains partages !
Voici une variante du management visuel, j’aime beaucoup et vais le mettre en pratique rapidement. Merci !
Avec plaisir et bonne utilisation 😊