ATELIER « LEAN COFFEE » – Faites émerger LES sujets essentiels à traiter… et dépilez-les efficacement !
< 1h ou < 2h
< 7 ou < 12
Présentiel ou Distanciel
- Débattre d’un sujet
- Générer de nouvelles idées / Brainstorm
- Résoudre un problème
🎯 But de l’atelier :
Faire émerger les sujets importants à discuter pour un groupe, et organiser les discussions pour traiter le maximum de ces sujets dans le temps à disposition.
Cas typique d’utilisation :
- Organiser une session de discussion ouverte
🖍 Matériel :
- Post-its
- Feutres
- Horloge Time timer ou smartphone / montre
- Tableau blanc / Paperboard
Note préalable
Pour une animation en distanciel, vous pouvez transposer toutes les étapes qui suivent avec votre solution préférée incluant un système de vote (exemple : Trello, Miro, Mural, Whimsical).
Préparation avant l’atelier
- Dessinez un simple tableau de suivi des discussions pouvant accueillir plusieurs post-its par colonnes :
Déroulé
Timing- SUJETS INDIVIDUELS : Demandez aux participants de lister (en silence 😉) les sujets qu’ils aimeraient traiter dans le temps à disposition 5′
Astuces :- N’hésitez pas au passage à rappeler les règles de bonne société en matière d’usage de post-its 🤓 :
- Écrire 1 post-it (synthétique) par sujet à aborder
- Écrire en (grandes) lettres capitales afin d’être lisible de loin
- Si vous travaillez en temps contraint, limitez le nombre de post-its par personne ou le temps de réflexion
Spécificité en distanciel :- Demandez aux personnes de préparer leurs sujets sur un document à part afin de ne pas influencer / perturber la réflexion de chacun
- N’hésitez pas au passage à rappeler les règles de bonne société en matière d’usage de post-its 🤓 :
- PRÉSENTATION : Demandez à chaque personne de venir à tour de rôle présenter ses tickets en les posant dans la colonne « À discuter » 1’/👤
- PRIORISATION : Priorisez les sujets à discuter par « Dot voting » 3′
- SÉLECTION DU SUJET PRIORITAIRE : Placez le sujet prioritaire dans la colonne « En cours » et choisissez la durée précise à consacrer à ce sujet (ex : t = 5 min / 10 min / 15 min) 1′
- DISCUSSION : Lancez la discussion t
- Lancez un compte-à-rebours au démarrage
(si possible, rendez-le visible de tous pour responsabiliser le groupe vis-à-vis du timing 👍) - À l’issue du temps imparti, demandez un vote « romain » silencieux au groupe :
- En fonction de la majorité des votes, ré-allouez un temps de discussion (retour à l’étape 5), ou passez à l’étape 6
- Lancez un compte-à-rebours au démarrage
- CONCLUSION : Concluez le sujet, puis passez le post-it du sujet dans la colonne « Discuté » 2′
- Pensez bien à matérialiser les actions / décisions prises (sur paperboard ou fichier de synthèse visible de tous) afin d’éviter les « sabotages ultérieurs de décisions »
- RÉPÉTITION : S’il reste du temps, passez au sujet suivant (retour à l’étape 4) 1′
…jusqu’à ce que le temps imparti soit écoulé !
💪 Points forts de l’atelier :
- L’agenda de la session de travail est créé collectivement (et non despotiquement 😉 )
- Les discussions sont régulées de manière à éviter les « débats infinis »
⚠️ Précautions à prendre :
- Ne pas oublier d’inscrire physiquement les décisions / actions prises en fin de discussions (#poissonRouge)
- Respecter le vote de fin de sujet, même face aux fortes têtes
(Vous verrez que c’est parfois un challenge 😉 )
👉 Pour aller plus loin :
- Pour la petite histoire : Le nom de cet atelier n’a pas pour origine le café ☕️ (la boisson), mais le lieu physique où des discussions passionnées et riches peuvent avoir lieu… (discussions qui, originellement, étaient orientées autour des méthodologies Agiles et Lean)…
À vous de jouer maintenant 😉
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