ATELIER « LEAN COFFEE » – Faites émerger LES sujets essentiels à traiter… et dépilez-les efficacement !

ATELIER « LEAN COFFEE » - Faites émerger LES sujets essentiels à traiter... et dépilez-les efficacement !


< 1h ou < 2h
< 7 ou < 12
Présentiel ou Distanciel
  • Débattre d'un sujet
  • Générer de nouvelles idées / Brainstorm
  • Résoudre un problème

🎯 But de l’atelier :

Faire émerger les sujets importants à discuter pour un groupe, et organiser les discussions pour traiter le maximum de ces sujets dans le temps à disposition.

Cas typique d’utilisation :

  • Organiser une session de discussion ouverte

🖍 Matériel :


Note préalable

Pour une animation en distanciel, vous pouvez transposer toutes les étapes qui suivent avec votre solution préférée incluant un système de vote (exemple : Trello, Miro, Mural, Whimsical).

Préparation avant l’atelier

  • Dessinez un simple tableau de suivi des discussions pouvant accueillir plusieurs post-its par colonnes :
    Comment faciliter un atelier Lean Coffee

Déroulé

Timing
  1. SUJETS INDIVIDUELS : Demandez aux participants de lister (en silence 😉) les sujets qu’ils aimeraient traiter dans le temps à disposition 5' Comment faciliter un atelier Lean CoffeeAstuces :

    • N’hésitez pas au passage à rappeler les règles de bonne société en matière d’usage de post-its 🤓 :
      • Écrire 1 post-it (synthétique) par sujet à aborder
      • Écrire en (grandes) lettres capitales afin d’être lisible de loin
    • Si vous travaillez en temps contraint, limitez le nombre de post-its par personne ou le temps de réflexion


    Spécificité en distanciel
     :

    • Demandez aux personnes de préparer leurs sujets sur un document à part afin de ne pas influencer / perturber la réflexion de chacun
  2. PRÉSENTATION : Demandez à chaque personne de venir à tour de rôle présenter ses tickets en les posant dans la colonne « À discuter » 1'/👤 Comment faciliter un atelier Lean Coffee
  3. PRIORISATION : Priorisez les sujets à discuter par “Dot voting”  3' Comment faciliter un atelier Lean Coffee
  4. SÉLECTION DU SUJET PRIORITAIRE : Placez le sujet prioritaire dans la colonne « En cours » et choisissez la durée précise à consacrer à ce sujet (ex : t = 5 min / 10 min / 15 min) 1' Comment faciliter un atelier Lean Coffee
  5. DISCUSSION : Lancez la discussion t

    • Lancez un compte-à-rebours au démarrage
      (si possible, rendez-le visible de tous pour responsabiliser le groupe vis-à-vis du timing 👍)
    • À l’issue du temps imparti, demandez un vote “romain” silencieux au groupe :
      Comment faciliter un atelier Lean Coffee
    • En fonction de la majorité des votes, ré-allouez un temps de discussion (retour à l’étape 5), ou passez à l’étape 6
  6. CONCLUSION : Concluez le sujet, puis passez le post-it du sujet dans la colonne « Discuté » 2' Comment faciliter un atelier Lean Coffee

    • Pensez bien à matérialiser les actions / décisions prises (sur paperboard ou fichier de synthèse visible de tous) afin d’éviter les « sabotages ultérieurs de décisions »
  7. RÉPÉTITION : S’il reste du temps, passez au sujet suivant (retour à l’étape 4) 1'

…jusqu’à ce que le temps imparti soit écoulé !


💪 Points forts de l’atelier :

  • L’agenda de la session de travail est créé collectivement (et non despotiquement 😉 )
  • Les discussions sont régulées de manière à éviter les « débats infinis »

⚠️ Précautions à prendre :

  • Ne pas oublier d’inscrire physiquement les décisions / actions prises en fin de discussions (#poissonRouge)
  • Respecter le vote de fin de sujet, même face aux fortes têtes
    (Vous verrez que c’est parfois un challenge 😉 )

👉 Pour aller plus loin :

  • Pour la petite histoire : Le nom de cet atelier n’a pas pour origine le café ☕️  (la boisson), mais le lieu physique où des discussions passionnées et riches peuvent avoir lieu… (discussions qui, originellement, étaient orientées autour des méthodologies Agiles et Lean)…

À vous de jouer maintenant 😉

 


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bloculus

Je suis convaincu que la communication est la base de tout succès ou échec dans nos vies. Et bien souvent, elle est le fruit d’une histoire, d’un environnement et du cadre qu’il impose… C’est l’origine de ma passion pour les 3 sujets de ce blog : communication, psychologie, sociologie.

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