ATELIER « LEAN COFFEE » – Faites émerger LES sujets essentiels à traiter… et dépilez-les efficacement !


< 1h ou < 2h
< 7 ou < 12
Présentiel ou Distanciel
  • Débattre d’un sujet
  • Générer de nouvelles idées / Brainstorm
  • Résoudre un problème

🎯 But de l’atelier  :

Faire émerger les sujets importants à discuter pour un groupe, et organiser les discussions pour traiter le maximum de ces sujets dans le temps à disposition.

Cas typique d’utilisation  :

  • Organiser une session de discussion ouverte

🖍 Matériel  :


Note préalable

Pour une animation en distanciel, vous pouvez transposer toutes les étapes qui suivent avec votre solution préférée incluant un système de vote (exemple  : Trello, Miro, Mural, Whimsical).

Préparation avant l’atelier

  • Dessinez un simple tableau de suivi des discussions pouvant accueillir plusieurs post-its par colonnes  :
    Comment faciliter un atelier Lean Coffee

Déroulé

Timing
  1. SUJETS INDIVIDUELS  : Demandez aux participants de lister (en silence 😉) les sujets qu’ils aimeraient traiter dans le temps à disposition 5′ Comment faciliter un atelier Lean CoffeeAstuces  :

    • N’hésitez pas au passage à rappeler les règles de bonne société en matière d’usage de post-its 🤓  :
      • Écrire 1 post-it (synthétique) par sujet à aborder
      • Écrire en (grandes) lettres capitales afin d’être lisible de loin
    • Si vous travaillez en temps contraint, limitez le nombre de post-its par personne ou le temps de réflexion


    Spécificité en distanciel
      :

    • Demandez aux personnes de préparer leurs sujets sur un document à part afin de ne pas influencer / perturber la réflexion de chacun
  2. PRÉSENTATION  : Demandez à chaque personne de venir à tour de rôle présenter ses tickets en les posant dans la colonne «  À discuter  » 1’/👤 Comment faciliter un atelier Lean Coffee
  3. PRIORISATION  : Priorisez les sujets à discuter par «  Dot voting  »  3′ Comment faciliter un atelier Lean Coffee
  4. SÉLECTION DU SUJET PRIORITAIRE  : Placez le sujet prioritaire dans la colonne «  En cours  » et choisissez la durée précise à consacrer à ce sujet (ex  : t = 5 min / 10 min / 15 min) 1′ Comment faciliter un atelier Lean Coffee
  5. DISCUSSION  : Lancez la discussion t

    • Lancez un compte-à-rebours au démarrage
      (si possible, rendez-le visible de tous pour responsabiliser le groupe vis-à-vis du timing 👍)
    • À l’issue du temps imparti, demandez un vote «  romain  » silencieux au groupe  :
      Comment faciliter un atelier Lean Coffee
    • En fonction de la majorité des votes, ré-allouez un temps de discussion (retour à l’étape 5), ou passez à l’étape 6
  6. CONCLUSION  : Concluez le sujet, puis passez le post-it du sujet dans la colonne «  Discuté  » 2′ Comment faciliter un atelier Lean Coffee

    • Pensez bien à matérialiser les actions / décisions prises (sur paperboard ou fichier de synthèse visible de tous) afin d’éviter les «  sabotages ultérieurs de décisions  »
  7. RÉPÉTITION  : S’il reste du temps, passez au sujet suivant (retour à l’étape 4) 1′

…jusqu’à ce que le temps imparti soit écoulé  !


💪 Points forts de l’atelier  :

  • L’agenda de la session de travail est créé collectivement (et non despotiquement 😉 )
  • Les discussions sont régulées de manière à éviter les «  débats infinis  »

⚠️ Précautions à prendre  :

  • Ne pas oublier d’inscrire physiquement les décisions / actions prises en fin de discussions (#poissonRouge)
  • Respecter le vote de fin de sujet, même face aux fortes têtes
    (Vous verrez que c’est parfois un challenge 😉 )

👉 Pour aller plus loin  :

  • Pour la petite histoire  : Le nom de cet atelier n’a pas pour origine le café ☕️  (la boisson), mais le lieu physique où des discussions passionnées et riches peuvent avoir lieu… (discussions qui, originellement, étaient orientées autour des méthodologies Agiles et Lean)…

À vous de jouer maintenant 😉


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