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CARTE DE COACHING - Comment optimiser son temps quand ça urge ?

L’expression “Fais de ton mieux avec les moyens du bord” est synonyme pour certains de “Fais le meilleur avec des bâtons dans les roues”. Et pourtant, nous savons bien que si le temps et/ou les moyens alloués pour atteindre un résultat sont insuffisants, il est vain de s’obstiner à vouloir l’atteindre tel quel.

C’est ce que nous allons aborder dans cet article en explorant une question fondamentale des méthodes dites “Agiles” : Comment utiliser les approches itérative et incrémentale pour gagner du temps au quotidien ?

 

Incrémental, itératif : 2 approches opposées ?

Pour bien comprendre les différences qui séparent ces 2 approches, partons d’un exemple. Imaginons une activité simple et quotidienne à réaliser : peindre la Joconde en une après-midi de 5h ! (Veuillez excuser la banalité de cet exemple).

Pour y parvenir, l’Agilité décrit 2 manières de réaliser cette activité.

1) Approche incrémentale

Cette approche consiste à :

  • Définir la cible précise à atteindre (spécifier toutes les caractéristiques de notre Mona Lisa et de son panorama),
  • Puis à réaliser parfaitement chacune des parties dans l’ordre, les unes après les autres. 

L’avantage de cette méthode est sans conteste l’adéquation entre la cible imaginée et le résultat final après les 5h… Si tout se déroule comme prévu !

En effet, au moindre aléa (du téléphone qui sonne à 14h, au collègue qui vient nous déconcentrer en plein travail 2 heures plus tard), le temps de réalisation peut s’envoler et Mona Lisa se retrouver à moitié terminée ou sans son bras gauche ! Aïe ! D’autant plus que le temps pris à planifier l’activité avant de commencer à peindre participe à cette évaporation du temps.

Et bien, devinez quoi ? Nous réalisons tous les jours des Jocondes “à trous” :
Tous nos projets en retard, nos todo-lists non terminées à temps, plans avortés et autres rapports baclés à la dernière minute : tous sont des Mona Lisa amputées !

L’approche incrémentale peut sembler sécurisante car cadrée, mais est fortement propice aux retards. Heureusement, nous allons voir qu’il existe d’autres solutions…

2) Approche itérative

Cette 2ème approche propose une alternative :

  • Définir une vision globale à atteindre (pour notre exemple : “Une jeune femme en avant-plan d’un paysage vallonné”)
  • Puis de réaliser au plus vite un ensemble fonctionnel minimal
  • Ensemble qui pourra ensuite être amélioré – voire même corrigé – d’étape en étape.

L’avantage de cette 2ème méthode est de voir apparaître bien plus vite notre Mona Lisa ! Il est alors même possible de s’arrêter après 3 heures de peinture si une catastrophe (ou une longue pause café) nous empêche de continuer notre oeuvre.

Dans le cadre d’une activité en entreprise, cette approche apporte bien plus que du temps pour boire du café : feedback au plus tôt sur votre travail, meilleure adéquation avec vos interlocuteurs, finalisation plus rapide des dossiers, etc.

Travailler de manière itérative fait donc gagner du temps ! Mais ça ne suffit pas pour être “Agile”.

 

Agile = incrémental + itératif

Lorsque nous réalisons un produit en entreprise, nous avons l’habitude d’écrire des plans précis et figés. Puis, si les ressources viennent à manquer (temps, moyens financiers, personnes) nous nous retrouvons à courir après la montre pour les réaliser (approche incrémentale).

L’Agilité propose une approche différente, audacieuse : celle de réaliser avec les ressources disponibles le meilleur résultat possible.
Elle y mélange alors les 2 approches en :

  • réalisant son produit de manière itérative (choisir un objectif simple, puis l’atteindre le plus rapidement possible),
  • puis en l’enrichissant de manière incrémentale (ajouter de nouvelles fonctionnalités à l’existant en suivant les mêmes principes).

 

Comment utiliser l’approche incrémentale + itérative en coaching ?

Contrairement à ce qu’on pourrait penser, cette démarche ne se limite pas qu’à la création de produits logiciels (dont elle est issue).
Elle peut alors vous inspirer / guider pendant un accompagnement individuel ou de groupe, notamment lorsqu’il s’agira d’accompagner des personnes à atteindre un objectif !

Pour ce faire, imaginons que par le plus grand des hasards, je vous consulte en coaching pour m’aider à atteindre mon objectif : réaliser un article présentant cette démarche incrémentale & itérative.

Vous pourriez alors me questionner tout au long de mon projet en m’invitant à :

  1. Ne pas réaliser de plan détaillé mais définir à la place une vision globale et un premier résultat fonctionnel mimimal à atteindre (qui constituera alors le 1er incrément à réaliser).

    (Pour la réalisation de cet article, je définis alors comme vision globale d’expliquer comment penser les choses de manière itérative peut faire gagner en efficacité au quotidien. Mon premier incrément est alors le cartoon d’introduction avec une question de coaching associée)

  2. Au cours de la réalisation (itérative), tester à chaque étape le produit construit avec les personnes qui vont en bénéficier.
    Déterminer ainsi s’il est suffisamment évolué pour être considéré comme terminé ou s’il faut l’améliorer. 

    (En faisant relire mon cartoon à une lectrice de mon blog, les notions de “réponse itérative” et “incrémentale” sont apparues insuffisamment approfondies pour être comprises et utilisables)

  3. S’il y a alors besoin d’ajouter de nouvelles fonctionnalités, créer alors de nouveaux incréments.
    Les réaliser les uns après les autres et dans un ordre logique qui permette de toujours avoir un résultat cohérent et utile à présenter à l’utilisateur si le temps venait à manquer pour terminer. 

    (J’ai ici ajouté successivement 3 incréments au cartoon inital :

    • les 2 définitions illustrées par la Joconde pour chacune des 2 approches (=> amélioration de la compréhension),
    • cette partie sur l’utilisation en coaching de l’itératif et de l’incrémental (=> aide à la mise en application),
    • l’introduction & la conclusion de l’article (=> amélioration de la forme pour faciliter la lecture))

 

Conclusion : comment être Agile au quotidien ?

Vous comprenez maintenant comment utiliser la force de l’itératif couplée à l’incrémental.

Débuter dans ce chemin peut requérir un effort tant l’habitude de tout planifier est présente en nous. Mais en pratiquant cette gymnastique d’adapter en permanence le résultat recherché en fonction du temps et des moyens à votre disposition, vous gagnerez du temps !

Pour finir, je vous invite à répondre à la fameuse question qui se trouvait initialement sous mon cartoon :
 

Face à vos délais serrés, quelle approche minimale pourriez-vous emprunter pour atteindre un résultat fonctionnel ?
Qu’êtes-vous prêt à simplifier ? À retirer ?

 


bloculus

Je suis convaincu que la communication est la base de tout succès ou échec dans nos vies. Et bien souvent, elle est le fruit d’une histoire, d’un environnement et du cadre qu’il impose… C’est l’origine de ma passion pour les 3 sujets de ce blog : communication, psychologie, sociologie.

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