ATELIER « KEEP IMPROVE DROP START » – Faites émerger les actions les plus pertinentes à mettre en place dans votre contexte !

ATELIER « KEEP IMPROVE DROP START » - Faites émerger les actions les plus pertinentes à mettre en place dans votre contexte !


< 30 min
< 7 ou < 12
Présentiel ou Distanciel
  • Établir un plan d'actions
  • Faire un bilan / une rétrospective
  • Générer de nouvelles idées / Brainstorm
  • Résoudre un problème
  • Prendre une décision / faire un choix

🎯 But de l’atelier :

Faire émerger les actions les plus pertinentes à mettre en place pour un collectif, et s’assurer qu’elles seront menées à bien.

Cas typiques d’utilisation :

  • S’assurer que des actions réelles seront menées après une discussion ouverte
  • Clôturer une session de brainstorm / rétrospective en la rendant actionnable

🖍 Matériel :


Note préalable

Pour une animation en distanciel, vous pouvez transposer toutes les étapes qui suivent avec votre solution préférée incluant un système de création de post-its (exemple : Miro, Mural, Whimsical, Klaxoon).

Préparation avant l’atelier

  • Préparez le poster suivant (en choisissant la langue qui conviendra le mieux à votre public 🇫🇷 / 🇬🇧 )
    Atelier "Keep Drop Start Improve" : Faites émerger les bonnes actions d'amélioration pour votre collectif (poster)Astuce : Pour de grands groupes (> 7 participants), vous pouvez réaliser ce visuel sur 2 feuilles de paperboard disposées côte à côte afin d’avoir suffisamment d’espace ensuite pour y poser des post-its

 

Déroulé

Timing
  1. BRAINSTORM : Demandez aux participants d’écrire en silence sur des post-its les idées concrètes à Continuer / Améliorer / Arrêter / Commencer  dans leur situation 5'Atelier "Keep Drop Start Improve" : Faites émerger les bonnes actions d'amélioration pour votre collectif (présentation)
    • Précisez ici la définition de chacun des cadrans (tout en indiquant qu’il n’est pas nécessaire d’avoir des idées pour tous) :
      • Keep / Continuer : Qu’est-ce qui fonctionne bien et que nous devrions continuer à faire tel quel ?
      • Improve / Améliorer : Dans ce que nous faisons déjà, qu’est-ce qui pourrait être amélioré ?  Comment ? 
      • Drop / Arrêter  : Que devrions nous arrêter de faire ?
      • Start / Commencer : Que devrions-nous commencer à faire ?
    • N’hésitez pas au passage à rappeler les règles de bonne société en matière d’usage de post-its 🤓 :
      • Écrire 1 post-it (synthétique) par sujet à aborder
      • Écrire en (grandes) lettres capitales afin d’être lisible de loin
  2. PRÉSENTATION : Demandez à chaque personne de venir successivement poser / expliquer ses tickets au reste du groupe 1'/👤
    Atelier "Keep Drop Start Improve" : Faites émerger les bonnes actions d'amélioration pour votre collectif (tickets)
    • Entre chaque passage, n’hésitez pas à :
      • Demander s’il y a des questions sur les post-its qui viennent d’être posés
      • Rassembler les post-its qui traitent de la même thématique / superposer les post-its qui amènent l’exacte même idée
  3. MISE EN ACTION : Invitez maintenant les participants à écrire en silence le ou les post-its d’action qu’il/elle est prêt(e) à personnellement prendre en charge pour réaliser une/des idées 3'
    • Présentez pour ça le modèle de post-it d’action « Quoi ? Qui ? Quand ? » qui a vocation ici à transformer les idées échangées en actions concrètes à mettre en place / suivre dans le temps :
      • Quoi = Description concise et claire de qui doit être réalisé
        (ex : “Commander un tableau blanc”)
      • Qui = Porteur de l’action
        (Dans notre cas, la personne qui écrit le post-it s’engage à le réaliser, ce qui évite les classiques “Y a qu’à …, faut qu’on …” 😉 )
      • Quand = Date précise où l’action doit être réalisée

      Post-it d'action « Quoi ? Qui ? Quand ? »

    Astuce : Si vous savez que l’équipe est déjà très chargée / a tendance à ne pas mettre en oeuvre les actions émises, n’hésitez pas ici à amener la limite de 1 action par personne maximum et ce, dans les 2 semaines qui arrivent !
    (Une action seule aura beaucoup plus de probabilité de voir le jour qu’une ribambelle de 15 actions réparties sur les 6 mois à venir 😉 )
  4. CONCLUSION : Demandez aux porteurs d’action de venir successivement poser leur post-its d’action, puis validez que le résultat convient au collectif 5'
    Atelier "Keep Drop Start Improve" : Faites émerger les bonnes actions d'amélioration pour votre collectif (tickets action)
    • Validez pour chaque action que le sujet est clair pour tous et que le porteur est bien identifié (dans le cas où plusieurs personnes doivent intervenir pour une action, ne conservez sur le post-it qu’un seul porteur qui aura alors la responsabilité de coordonner les autres)
    • Enfin, validez avec le groupe que les post-its d’idées qui n’ont pas reçu d’actions ne verront pas le jour… ce qui peut alors faire émerger des actions de dernière minute 😅

    Astuces :

    • Veillez à ce que les actions soient écrites sur des post-its d’une couleur distincte et posées sur les post-its discutés dans l’étape 2 (afin de voir d’un coup d’oeil quelles idées ne verront pas le jour faute d’action)
    • Si vous identifiez une/des idées essentielles pour le collectif laissées sans action, n’hésitez pas à le souligner à l’oral, voire à partager votre surprise  : “Êtes tous ici d’accord qu’il ne faut pas mettre en oeuvre XXX ? Ça me parait pourtant avoir un gros potentiel dans votre situation…”
    • Si le collectif n’a pas (encore) de rituel de suivi d’actions de mis en place, faire en sorte qu’un ticket d’action en ce sens émerge fait particulièrement sens ici 😉
    • À la fin de l’atelier, proposez à l’équipe de récupérer ses post-its d’action et de les afficher dans son espace de travail afin d’y penser au quotidien ! Anti-fail activé 👍

Et voilà ! Vous avez déterminé les meilleures actions à mettre en oeuvre pour l’équipe !


💪 Points forts de l’atelier :

  • Évite les discussions stériles où le “on fait comme on a dit” règne (et où aucune action n’advient 😅 )
  • Permet à toutes les propositions/idées d’émerger, tout en convergeant ensuite vers les plus prometteuses / susceptibles d’advenir uniquement

⚠️ Précautions à prendre :

  • Vérifiez bien que les post-its d’action soient suffisamment clairs / explicites pour qu’une action ait réellement lieu
  • Sans rituel de suivi dédié avec le collectif, les actions risquent de ne pas voir le jour (même avec la meilleure volonté du monde)
    ➜ Prendre date à la fin de l’atelier pour faire le point et organiser une nouvelle session est un in-con-tour-nable 📅

À vous de jouer maintenant 😉

 


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bloculus

Je suis convaincu que la communication est la base de tout succès ou échec dans nos vies. Et bien souvent, elle est le fruit d’une histoire, d’un environnement et du cadre qu’il impose… C’est l’origine de ma passion pour les 3 sujets de ce blog : communication, psychologie, sociologie.

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